комплект исполнительной документации количество экземпляров

Формирование базы данных исполнительной документации традиционными мето-дами требует очень высоких трудозатрат, при этом качество работ всегда остаётся низким. Одной из причин, обусловливающих высокие трудозатраты при низком качестве, служит необходимость связать воедино большое количество документов, имеющих различный диапазон действия и находящихся в различных комплектах, узлах, проектах. Например, для типового объекта энергетического строительства при постановке задачи качественно-го формирования комплекта исполнительной документации, в случае невозможности обеспечения взаимосвязи между документами, имеющими различный диапазон действия и различное местонахождение, количество документов в комплекте (ввиду дублирования документов, относящихся одновременно к нескольким комплектам) возрастает в 5 и более раз. Без учёта трудозатрат приёмной комиссии, величина которых почти соизмерима с трудоёмкостью формирования самого комплекта принимаемой исполнительной докумен-тации, средняя существующая трудоёмкость формирования комплекта, из расчёта на один документ, составляет цифру более 3,5 чел/час.

Вместе с тем, в последнее время практически во всех заключаемых контрактах на сооружение или реконструкцию объектов в качестве одного из обязательств генподрядчи-ка приводится требование формирования информационной базы данных по всей техниче-ской документации. Кроме того, в контрактах предусматривается, что к сдаче объекта за 10 дней до начала работы комиссии по приемке в эксплуатацию каждого объекта генпод-рядчик передает исполнительный экземпляр проектной документации с письменным под-тверждением соответствия фактически выполненных работ проекту.

В нормативной и проектной технической документации подробно изложено, каки-ми исполнительными документами должно сопровождаться выполнение работ, Однако, не существует никакой нормативной информации, определяющей принципы организации этих документов в базы данных.

Наиболее объёмной и сложной информацией для организации в базы данных слу-жит информация, представленная исполнительной документацией.

Проблемы формирования комплектов исполнительной документации

В целом, можно указать, что подготовка отчётов с использованием программного продукта, реализующего традиционную систему формирования баз данных и организации поиска в них, приводит, как минимум, к неполноте получаемой информации. В то же вре-мя, невозможность предоставить вовремя требуемую информацию практически всегда ведёт к финансовым потерям.

По существующей практике, для оперативного контроля как состояния информа-ции по объекту, так и состояния самого объекта (степени завершённости), периодически, как правило, ежемесячно, формируются отчёты по документации, занесённой в базы дан-ных. В различных организациях для этой цели существует множество типовых форм отчётов. Однако, независимо от совершенства базы данных, программно-технического средст-ва, в котором выполнена база, структуры отчётов и т.п., выборка информации для форми-рования этих отчётов носит субъективный характер, подвержена сильному влиянию со стороны человеческого фактора. Более того, проверить качество вынесенной в отчёты ин-формации очень трудно: для проверки необходимо иметь доступ к первоисточникам, а он затруднён, поскольку требует, фактически, повторения работы, выполненной при форми-ровании отчёта. Тот, кому приходилось сталкиваться с формированием таких отчётов, хо-рошо знаком с проблемой субъективности поиска. Так, поручив подготовить два одинако-вых отчёта двум специалистам, мы получим два отличающихся (зачастую, существенно отличающихся) друг от друга документа.

В связи с тем, что зачастую, технологически идентичные документы носят различ-ные названия, поиск по ключевым словам приводит к тому, что извлекается не вся имею-щаяся в базе данных информация по предмету поиска или, напротив (например, при рас-ширении зоны поиска), извлекается также не относящаяся к предмету поиска информация.

Не лучше обстоит дело и в случае организации поиска по ключевым словам. Со-оружение такого сложного объекта, как тепловая или атомная электростанция сопровож-дается большим объёмом проектной документации. Количество комплектов рабочих про-ектов может достигать 10-11 тысяч. А количество исполнительных документов, подтвер-ждающих выполнение работ по этим проектам, достигает сотен тысяч ? миллионов доку-ментов. Так как не существует общего каталога названий работ, приводимых в этих доку-ментах, (его создание невозможно, ввиду огромного количества вариаций наименования работ), то одинаковые по технологическому принципу работы часто носят различное на-звание. Например, работа по бетонированию стен в одном акте звучит как ?Бетонирова-ние стен?, а в другом как ?Укладка бетона в стены?. Встречаются и такие, сложные для организации поиска по теме ?бетонные работы?, названия как ?Устройство стен?. В це-лом, название работы в акте зависит от фантазии производителя работ или специалиста, заполняющего этот документ.

До определённого объёма документации поиск по кодам даёт хороший результат. Однако когда количество символов в коде отдельного документа, или группы документов превышает 25-30 позиций, поиск затрудняется. Причина данного явления заключается в том, что появление большого количества групп кодов обязывает формировать библиотеку кодов, собственный объём которой осложняет поиск, и требует определённой подготовки для пользования информацией этой библиотеки.

Традиционно, в основу поиска в существующих программно-технических средст-вах заложен поиск по кодам и/или ключевым словам, как отдельных документов, так и групп документов.

Существующие методы организации поиска и их недостатки

Существует множество программно-технических средств, реализующих функцию организации документации в базы данных. Тем не менее, практически все существующие программы имеют сложности в выполнении указанных выше международных нормати-вов. Основная причина данного явления обусловлена используемыми методами обработки и поиска информации. Практика показала, что предоставление отчётов по результатам по-иска в любых различных, предусмотренных заранее формах, без возможности непосред-ственного просмотра информации, приложенной к этим выборкам, приводит к форми-рованию субъективных критериев оценки, и, как минимум, неполному представлению требуемой информации.

В международных нормах по информационной обеспеченности указано, что не-представление требуемой информации по любому элементу или системе технологическо-го объекта в течение 15 минут на экране компьютера и в течение 30 минут в бумажном варианте говорит о её отсутствии.

Сооружение технологически сложного объекта сопровождается огромным количе-ством информации. Эта информация сосредоточена в тысячах, сотнях тысяч и даже мил-лионах документов. Она носит разнонаправленный характер, формирует сложный конг-ломерат, состоящий из многих сотен тысяч групп, узлов, состоящих, в свою очередь, как из отдельных документов, так и из групп документов. Комплекс доступной информации, как правило, представляется в виде базы (или нескольких баз) данных, призванной обес-печить простоту реализации функции поиска и обработки информации.

Фраза ?владеющий информацией ? владеет миром?, несёт в себе глубокий практи-ческий смысл. Обеспечение высокой скорости получения информации, её доступности, или, на-оборот, недоступности, возможности группировать имеющиеся данные в различные ком-бинации, предусмотреть наличие которых заранее не всегда возможно, достижение про-зрачности в деле управления проектом при том обилии информации, которое формирует-ся сегодня при сооружении и сдаче в эксплуатацию любого технологически сложного объекта (например, электростанции), представляет собой нетривиальную задачу.

Методология формирования базы технической документации при сооружении и сдаче в эксплуатацию технологически сложного объекта

Некоторые производители активно снижают цены на рынке теплообменников и другой продукции за счет несоответствия своих товаров ГОСТу. Также часто они выдают сталь 08Х18Н10 за более высокого качества 12Х18Н10Т. Будьте внимательны!

Методология формирования базы технической документации

- Энергетические решения